جرد المخزون هو الإجراء أو العملية التي يتم خلالها تسجيل حجم المخزون الذي تحتفظ به شركة أو مشروع. توجد أساليب متنوعة لجرد المخزون وقد قمت بتعريفها كما يلي:
1. العد الدوري للمخزون
2. العد المستمر أو الدائم للمخزون
3. دقة الاستلام
4. التحقق من نفاد المخزون
5. جرد المخزون السنوي
1. العد الدوري للمخزون
يمكن إجراء العد الدوري للمخزون بصورة شهرية، أو ربع أو نصف سنوية، لمراجعة المخزون بأكمله على مدار يوم أو يومين حسب حجم المخزون الموجود لديك. يكون الأسلوب والعملية التي يتم اتباعهم مشابه للجرد السنوي، على سبيل المثال، يتم عد جميع الأصناف الموجودة في المخزون الفعلي وتسجيلها في أوراق المخزون أو مسحها ضوئيًا ومقارنتها بعد ذلك مع ملف التحقق من صحة المخزون.
وبينما يمكن فحص الأصناف غير مرتفعة الثمن مرة واحدة في السنة، فإن يجب فحص الأصناف غالية الثمن أو المخزون المحدد له تواريخ للبيع بصفة دورية وبمعدلات أكبر.
2. العد المستمر أو الدائم للمخزون
باستخدام هذا النظام، يتم إجراء جرد المخزون طوال السنة وفقًا لخطة تنفيذ موضوعة مسبقًا. يمكن عد الأصناف "أ" شهريًا، والأصناف "ب" أسبوعيًا، والأصناف "ج" يوميًا. يعني هذا الأمر الاحتفاظ بسجل دائم لعد المخزون لكل صنف يوضح جميع التعاملات وبالتالي يمكن استكمال عمليات التحقق.
يمكن توزيع عمليات التحري المتعلقة بالكشف عن أسباب أي اختلافات في الأعداد على مدار السنة وبالتالي يمكن الحصول على تحليل شامل وصحيح للمخزون. يمكن أيضًا إعداد حسابات نهاية السنة بسرعة في حالة تنفيذ التحقق المستمر من المخزون وفقًا لخطة موضوعة مسبقًا.
يجب أن يكون هناك حد أدنى للتأثير أو لا يوجد أي تأثير على الإطلاق على عمليات التشغيل داخل أي متجر بينما يتم استكمال العد والتحقق على مدار السنة بناء على ملفات التحقق الدائم من المخزون. يمكن استكمال أي عمليات فحص بصفة دورية لإعداد التقارير الدائمة عن المخزون في مقابل ملف التحقق من المخزون ويمكن التعرف على الاختلافات بسرعة.
3. دقة الاستلام
دقة الاستلام هي عمليات فحص تقوم بها شركة أو مشروع عند استلام المخزون من المورد و/أو أثناء إصدار الأصناف إلى المتجر/العميل. يتم إكمال هذا الأمر عادةً عن طريق التقاط الطلبات الصادرة إلى العملاء أو داخل مخزن حيث يتم عادةً تحديد مكان حجز. وهذا هو المكان التي توجد به الفاتورة وبالتالي يمكن إكمال عمليات الفحص على الأصناف الصادرة أو الواردة في مقابل الفاتورة.
4. التحقق من نفاد المخزون
يتم إكمال هذا الأسلوب للتحقق من المخزون في المتاجر عندما ينفد صنف معين أو تنخفض مستويات المخزون بصورة غير معقولة. يتم عادةً هذا النوع من التحقق بواسطة فريق عمل من موظفي المكان. يتم تسجيل المخزون الذي نفد مع إعادة طلبه وذكر أسباب حدوث النقص في المخزون لضمان عدم تكرار هذه المسألة مرة أخرى.
5. جرد المخزون السنوي
في حالة عدم إجراء الجرد الدوري للمخزون أو التحقق المستمر من المخزون، يكون من الضروري تنفيذ جرد المخزون السنوي. يتم إكمال جرد المخزون السنوي مرة واحدة في السنة. في بعض الحالات، يمكن إغلاق المخزن أو المتجر لأيام قليلة أو يتم تنفيذ عملية عد المخزون بعد ساعات العمل الرسمية. في أماكن أخرى، يتم تعليق الإيصالات والفواتير حتى الانتهاء من جرد المخزون. وكما هو الحال مع الجرد الدوري للمخزون، يتم عد جميع الأصناف الموجودة في المخزون الفعلي وتسجيلها في أوراق المخزون أو مسحها ضوئيًا ومقارنتها بعد ذلك مع ملف التحقق من صحة المخزون.
وبغض النظر عن أسلوب جرد المخزون الذي تقرر أنه الأكثر ملائمة لاحتياجاتك، سيوفر هذا الجرد للمخزون المعلومات الضرورية التالية لعملك أو مشروعك
· تحديد مدى نجاح أعمالك أو مشروعك من ناحية التشغيل
· التأكد من تحقيقك لأرباح إجمالية
· الإشارة إلى أي مشكلات موجودة لديك تتعلق بالمخزون، مثل السرقة
· مساعدتك في وضع إستراتيجية تحديد الأسعار الخاصة بك
· تقديم حساب دقيق للمخزون الذي تحتفظ به
· الإشارة إلى نقاط أداء معينة إيجابية أو سلبية تتعلق ببيع المنتجات
· تحديد كيفية تقليل مستويات المخزون وتحسين صافي الإيراد النقدي